Звіт про роботу у 2023 році віддаленого робочого місця №1 (м.Герца) архівного відділу Чернівецької райдержадміністрації

У 2023 році архівний відділ Чернівецької райдержадміністрації продовжував активно працювати над організацією діловодства та архівного зберігання, забезпечуючи надійне зберігання та доступ до архівних документів для всіх зацікавлених сторін.

Зберігання та оправлення документів

У звітному періоді було проведено роботи з оправлення та підшивки документів з паперовою основою в сумі 124 одиниці.

Зокрема:

Буківська сільська рада: 72 одиниці.

Архівний відділ Герцаївської райдержадміністрації: 52 одиниці.

З них, 96 справ було прийнято на постійне зберігання, а справи з нотаріальних дій, з кадрових питань, а також погосподарські книги Буківської сільської ради після оброблення, упорядкування, підшивки, нумерації аркушів тощо було внесено до описів, схвалено та повернуто до Буківського старостинського округу. 

Протягом звітного періоду, для забезпечення належного зберігання документів, архівний відділ Чернівецької райдержадміністрації використовував стелажне обладнання загальною протяжністю 124 погонних метрів. Це обладнання включало в себе шафи, полиці та інші елементи, необхідні для організації архіву.

Оцифрування архівних описів

З метою оптимізації простору та підтримки порядку у сховищах, проведено знепилювання 10 картонажів із вийманням документів. Загалом, це стосувалося 310 справ, з яких 214 одиниць збірників відносилися до Буківської сільської ради та 96 одиниць збірників - до Архівного відділу Герцаївської райдержадміністрації.

З метою поліпшення доступності та зберігання архівної інформації була встановлена програма сканування ScanLite, за допомогою якої було оцифровано всі затверджені та схвалені у звітному періоді описи, що становить загалом 22 аркуші. Всі оцифровані описи зберігаються як на комп'ютері архівного відділу, так і на резервних USB флеш-накопичувачах.

Організація діловодства та архівного зберігання

У звітному періоді було проведено значну роботу з організації діловодства та архівного зберігання в різних установах та організаціях. Зокрема, було розроблено:

1 інструкцію з діловодства.

1 номенклатуру справ (420 сторінок).

1 положення про архівний підрозділ.

5 положень про експертну комісію.

Запити на отримання архівної інформації

У порівнянні з попереднім звітним періодом кількість звернень соціально-правового характеру збільшилась майже вдвічі, склавши 346 запитів у 2023 році (у порівнянні з 189 запитами у 2022 році). Це свідчить про зростання інтересу до архівної інформації серед громадян: 323 запити надійшли від громадян України, а 23 - від установ та організацій. Всі запити були виконані на особистому прийомі. З них 345 запитів отримали позитивний результат, що свідчить про успішність роботи архівного відділу у вирішенні потреб громадян та інших суб'єктів у доступі до архівної інформації. 

Строки виконання звернень не порушувалися, відповіді надавалися своєчасно, згідно чинного законодавства. Звернення громадян із зауваженнями або з питань поліпшення роботи архівного відділу не надходили. Всі запити виконані безоплатно.

Зростання кількості запитів пов'язане з відновленням роботи окремих реєстрів та можливістю здійснення реєстраційних дій, які тимчасово були призупинені через воєнний стан, що був оголошений на території України внаслідок військової агресії Російської Федерації. Це свідчить про актуальність та важливість архівної інформації для громадян та організацій, які шукають правову або історичну інформацію для вирішення своїх питань.

Видача документів та доступ до архіву

Протягом звітного періоду зі сховища для виконання запитів було видано загалом 726 справ. Крім того, зареєстровано та забезпечено доступ до архівних документів для 32 користувачів, що включає працівників структурних підрозділів ОТГ, центральної лікарні та інших профільних установ та організацій, мешканці громад колишнього Герцаївського району. Протягом року відвідали читальний зал архівного відділу та скористалися архівною інформацією 206 осіб.