Звіт про роботу віддаленого робочого місця архівного відділу Чернівецької районної державної адміністрації в місті Герца за 2024 рік

Упродовж 2024 року віддалене робоче місце архівного відділу Чернівецької районної державної адміністрації (м. Герца) здійснювало роботу, спрямовану на забезпечення збереженості архівних документів, ведення їх державного обліку, формування та експертизу цінності, науково-довідкове опрацювання, а також надання архівних послуг громадянам та установам.

Забезпечення збереженості архівних документів

Протягом року в архівному сховищі проводилася системна робота із забезпечення збереженості документів. Було здійснено оправлення та підшивку 192 одиниць зберігання документів Острицької сільської ради, закартоновано та оптимально розміщено в архівосховищі 111 справ. Проведено знепилювання картонажів із вийманням документів, оброблено 246 одиниць зберігання. Для контролю умов зберігання документів щоденно проводився моніторинг температурно-вологісного режиму, дані фіксувалися у відповідному журналі.

Державний облік архівних документів

У звітному періоді було внесено зміни до облікових документів у зв’язку з надходженням нових матеріалів, зокрема доповнено фонд №79 (Острицька сільська рада). На постійне державне зберігання прийнято 111 справ, що відповідають вимогам Національного архівного фонду.

Науково-довідкове опрацювання документів

У 2024 році було описано 192 одиниці зберігання управлінської документації. Складено та оформлено чотири архівні описи: три постійного зберігання (174 одиниці зберігання) та один з кадрових питань (18 одиниць зберігання). Підготовлено доповнення до історичної довідки фонду №79 (Острицька сільська рада).

З метою оптимізації зберігання архівних документів, а також у зв`язку з подальшою передачею документів на державне зберігання до Державного архіву Чернівецької області було проведено перероблення описів фондів:

• Р-2 «Герцаївська районна рада народних депутатів» – 15 одиниць зберігання.

• Р-6 «Виконавчий комітет Годинівської сільської ради народних депутатів» – 198 одиниць зберігання.

У результаті цієї роботи було складено дві перевідні таблиці на 213 позицій та два акти переробки.

Експертиза цінності документів та контроль за їх збереженням

Протягом року на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Чернівецької області подано 192 справи, з яких 174 одиниці зберігання постійного зберігання та 18 одиниць з кадрових питань. Усі подані документи були погоджені.

У рамках контролю за станом ведення діловодства та забезпечення збереженості архівних документів 8 квітня 2024 року проведено комплексну перевірку у Герцаївській міській раді (ОТГ), за результатами якої складено відповідний акт та довідку.

Методична та практична допомога установам і організаціям

Упродовж року архівний відділ надавав методичну та практичну допомогу установам у питаннях організації діловодства та архівного зберігання. Було розроблено та затверджено номенклатуру справ на 420 статей для установи – джерела формування НАФ, а також інструкцію з діловодства.

Окремо розроблено документи для Комунальної установи «Інклюзивно-ресурсний центр» Герцаївської міської ради, зокрема:

• інструкцію з діловодства;

• номенклатуру справ на 41 статтю;

• положення про архівний підрозділ;

• положення про експертну комісію.

Використання інформації документів Національного архівного фонду

У 2024 році архівний відділ продовжував активно використовувати архівну інформацію для висвітлення історичних подій. Так, у приміщенні архівного відділу (м. Герца) організовано виставки, присвячені річницям Конституції та Незалежності України, а також виставку спогадів місцевих жителів та архівних документів до Дня пам’яті жертв голодоморів, частина матеріалів якої була висвітлена на сторінці Фейсбук Герцаївської міської ради. 

Протягом року виконано 556 запитів соціально-правового характеру, з яких 540 надійшли від громадян України, а 16 – від установ та організацій. Всі заяви були отримані на особистому прийомі, 555 запитів виконано з позитивним результатом, у 43 випадках надано усні рекомендації щодо можливого місця зберігання архівної інформації.

Доступ до архівних документів та їх оцифрування

Протягом року доступ до архівних документів отримали 28 користувачів. Загалом опрацьовано 228 одиниць зберігання.

З метою цифровізації архівних описів на комп’ютері архівного відділу встановлено програму сканування ScanLite. Протягом року було оцифровано всі затверджені та схвалені описи (24 аркуші), які збережені у цифровому форматі як на ПК архівного відділу, так і на резервному носії. Станом на кінець 2024 року 100% архівних описів переведено в електронний вигляд. Зазначені скановані документи передані до Державного архіву Чернівецької області для створення відповідної бази в електронному вигляді.

Робота архівного відділу в 2024 році була спрямована на забезпечення ефективного зберігання документів, їх опрацювання та надання громадянам доступу до необхідної архівної інформації. Усі поставлені завдання виконані у повному обсязі.